In Zeiten zunehmender Digitalisierung und Steuerkontrolle unternimmt Spanien einen entscheidenden Schritt in Richtung einer transparenteren und sichereren Rechnungsstellung. Ab 2026 müssen sich alle Unternehmen und Freiberufler an das neue System VERI*FACTU anpassen, eine Vorschrift, die die Art und Weise der Rechnungsstellung verändern und die Rückverfolgbarkeit jedes Vorgangs gewährleisten wird.
VERI*FACTU (oder „System zur Ausstellung überprüfbarer Rechnungen”) ist der Name für die neuen technischen und funktionalen Vorschriften, die die Rechnungsstellungssysteme (SIF) in Spanien regeln, mit dem Ziel, die Integrität, Rückverfolgbarkeit und Transparenz der Rechnungsstellungsprozesse zu stärken. Jede ausgestellte, berichtigte oder stornierte Rechnung muss einen Rechnungsdatensatz mit einem digitalen Fingerabdruck (Hash), sequenziellen Informationen aus dem vorherigen Datensatz und einer Datenbank generieren, die Manipulationen verhindert. Darüber hinaus müssen alle Rechnungen einen QR-Code und den Vermerk „VERI*FACTU” enthalten, damit sowohl Kunden als auch die spanische Steuerbehörde AEAT ihre Echtheit überprüfen können.
Das System kann sowohl im VERI*FACTU-Modus als auch im Nicht-VERI*FACTU-Modus betrieben werden. Im VERI*FACTU-Modus werden die Rechnungen automatisch und in Echtzeit an die AEAT übermittelt, im Nicht-VERI*FACTU-Modus wird der Datensatz intern gespeichert, muss aber auf Anfrage der Behörde zur Verfügung gestellt werden. Die Systeme müssen die Unveränderbarkeit und Aufbewahrung der Daten gewährleisten und über ein Bewegungsprotokoll verfügen, das alle Aktionen oder Änderungen an der Rechnung dokumentiert.
Das Inkrafttreten erfolgt schrittweise, beginnend mit den Unternehmen am 1. Januar 2026, für Selbstständige und andere Steuerzahler jedoch erst am 1. Juli 2026. Seit dem 1. Juli 2025 dürfen nur noch Rechnungsprogramme vermarktet werden, die diese Vorschriften bereits erfüllen. Die Nichteinhaltung der technischen Spezifikationen gilt als schwerwiegender Steuerverstoß, der sowohl für ausstellende Unternehmen als auch für Softwareentwickler mit möglichen Sanktionen geahndet wird. Darüber hinaus müssen alle Unternehmen die Rechnungsunterlagen mindestens vier Jahre lang aufbewahren und deren Zugänglichkeit und Richtigkeit gewährleisten.
Über die gesetzliche Verpflichtung hinaus bietet VERI*FACTU eine Chance zur Modernisierung und Stärkung des Vertrauens in Unternehmen: Rechnungen sind vor Manipulationen und Betrug geschützt, die spanische Steuerbehörde AEAT kann die Informationen automatisch validieren und so Risiken bei Kontrollen reduzieren, Kunden können mit einem einfachen QR-Code überprüfen, ob die Rechnung echt ist und beim Finanzamt registriert ist, konforme Unternehmen werden gegenüber Wettbewerbern, die unregelmäßig arbeiten, nicht benachteiligt, und die Automatisierung der Buchhaltung und die technologische Integration in KMU werden gefördert.
In einem Umfeld wie dem der Balearen, einer internationalen Region mit großer Bedeutung für den Tourismussektor, ist ein vertrauenswürdiger Berater unerlässlich, um sich reibungslos an VERI*FACTU anzupassen, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten und einen sicheren Übergang zum neuen digitalen Rechnungsstellungsmodell zu gewährleisten. Für diejenigen, die das spanische Steuersystem nicht beherrschen (wie viele ausländische Einwohner der Balearen), helfen wir Unternehmen und Freiberuflern dabei, sich einfach und sicher an das VERI*FACTU-System anzupassen, indem wir Rechnungsstellungslösungen implementieren, die vollständig mit den Vorschriften der spanischen Steuerbehörde AEAT kompatibel sind. So stellen wir sicher, dass Sie die gesetzlichen Bestimmungen einhalten und alle Vorteile dieses neuen digitalen Zeitalters nutzen können. Machen Sie den Schritt zu einer sichereren, moderneren und effizienteren Rechnungsstellung. Kontaktieren Sie uns noch heute und bereiten Sie sich mit Zuversicht auf die Zukunft vor.